banner
Biznes

Przechowywanie dokumentów księgowych

Wedle ustawy o rachunkowości, wszelkie dokumenty księgowe związane z działalnością firmy należy przechowywać w sposób należyty, chroniąc przed niedopuszczalnymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem czy zniszczeniem bądź uszkodzeniem.

Do dokumentów tych należą głównie księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. Ponadto przepisy ustawy precyzyjnie określają również przechowywanie danych komputerowych, w momencie gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych przez firmę ma postać elektroniczną. Ochrona danych powinna opierać się na zastosowaniu odpornych na uszkodzenia zewnętrzne nośników danych, na wyborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu utrwalanych na nośnikach informatycznych kopii danych oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych elektronicznego systemu rachunkowości dzięki wdrożeniu skutecznych rozwiązań organizacyjnych stanowiących ochronę przed niepowołanym dostępem lub uszkodzeniem.

Dokumenty księgowe mogą przybierać formę zbiorów danych utrwalonych na nośnikach informatycznych o ile zastosowane zostaną powyższe rozwiązania zabezpieczające.  Jeśli nie jest to możliwe, wszelkie dokumenty powinny zostać wydrukowane w określonych terminach wskazanych w art. 13 ust. 6 ustawy. Jest to termin przypadający nie później niż koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem dokumentów uznaje się także przeniesienie ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, który zapewnia trwałość i niezmienioną postać zapisu informacji i możliwość odtworzenia, przez okres nie krótszy niż ten jaki jest wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Co do okresu przechowywania dokumentów – najważniejszym dokumentem księgowym jest roczne sprawozdanie finansowe. Dokument ten podlega trwałemu przechowywaniu. Pozostałe dane przechowuje się natomiast w następujących okresach:

– księgi rachunkowe – 5 lat

– karty wynagrodzeń pracowniczych oraz ewidencja danych kadrowych – przechowywanie przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów np. podatkowych czy emerytalnych, jednak nie przez czas krótszy niż 5 lat

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat

– dowody dotyczące sprzedaży detalicznej – przechowywanie obowiązuje do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *