Pierwszym krokiem do założenia spółki , jest sporządzenie wraz ze wspólnikami umowy w formie pisemnej. W przypadku spółek kapitałowych wspólnicy zawierają umowę w postaci aktu notarialnego natomiast przy umowie spółek osobowych akt ten nie jest wymagany. Jednak proces ten nie kończy się w momencie zawarcia umowy. Spółka w świetle prawa istnieć zaczyna dopiero w chwili jej ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców, który wchodzi w skład Krajowego Rejestru Sądowego.
Wniosek o wpisanie o wpisanie firmy do Rejestru składa się na urzędowych formularzach dostępnych w siedzibach sądów, Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego jak również na witrynie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Nie ma także przeszkód jeśli chodzi o złożenie wniosku w postaci kserokopii formularza lub jego wydruku z komputera.
Szczegółowe zasady i procedury wpisu firmy do rejestru określa ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) a także Kodeks Spółek Handlowych. Złożenie wniosku do KRS należy to podstawowych obowiązków wspólników, mających zamiar prowadzić działalność gospodarczą i jest związane także z obowiązkowym uiszczeniem opłaty sądowej a także opłaty za ogłoszenie wpisu firmy w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wniosek składany jest w wydziale KRS właściwego ze względu na dane adresowe spółki. Często zawiera on dodatkowe załączniki. Na przykład przy zgłaszaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagana jest także umowa spółki, lista wspólników, oświadczenie o wniesieniu przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, wzory podpisów osób, które reprezentować będą spółkę a także uchwała o powołaniu wyróżnionych członków organów spółki.
Wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Spółek sąd rozpoznaje w terminie nie później niż 14 od daty jego złożenia. Kolejne etapy rejestracji to uzyskanie numeru REGON w urzędzie statystycznym, uzyskanie numery NIP oraz zgłoszenie do podatku VAT w urzędzie skarbowym oraz założenie rachunku bankowego.
Rejestrowanie spółek to proces niezwykle sformalizowany. Popełnienie błędu przy składanym wniosku zwykle skutkuje jego obrzuceniem bądź wezwaniem do skorygowania błędu lub uzupełnienia braków. Dlatego jeśli nie mamy doświadczenia ani pewności co do poprawności dokumentów warto o pomoc poprosić biuro rachunkowe. Warszawa, Katowice, Kraków – miasto nie gra roli – w każdym z nich znaleźć można profesjonalne usługi, dzięki którym rejestrowanie spółki przebiegnie w sposób szybki i sprawny.
