Intranet to interaktywna platforma komunikacyjna, która zapewnia użytkownikom zatrudnionym w organizacji stały dostęp do szczegółowych informacji dotyczących jej funkcjonowania. Z możliwości tych korzystają zarówno korporacje o zasięgu globalnym, jak znacznie mniejsze przedsiębiorstwa. Intranet jest bardzo praktycznym narzędziem, znacząco usprawniającym komunikację i zarządzanie wewnątrz firmy. Stanowi także realne wsparcie w problematycznych sytuacjach.
Intranet dla firm a tworzenie relacji
Obecnie zadaniem intranetu jest nie tylko spełnianie różnych celów organizacji, ale również znaczące usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami. Funkcjonalność ta może być realizowana na wiele sposobów, jednak najprostszym i najpopularniejszym jest możliwość uzupełnienia książki adresowej zdjęciem użytkownika. Nie bez znaczenia pozostają także pozostałe usprawnienia, dzięki którym zmniejsza się anonimowość pracowników korzystających z intranetu. Dotyczy to na przykład możliwości wprowadzenia w obrębie platformy specjalnej tablicy ogłoszeń. Za pomocą tego narzędzia użytkownicy mogą zamieszczać drobne anonse, na przykład na temat wymiany usług, sprzedaży dóbr czy udzielania informacji o istotnych wydarzeniach. Dzięki tym mechanizmom uzyskać można znacznie lepszą integrację w zespole.
Zawiadomienia o aktualnościach
Zdecydowana większość użytkowników intranetu uważa, że zamieszczane w nim dane są zawsze aktualne i przydatne w pracy. Użyteczność informacji odgrywa w każdym przedsiębiorstwie bardzo istotną rolę. Nawet system zaprojektowany w najdrobniejszych szczegółach nie jest w stanie spełniać swoich funkcji, jeżeli nie będzie otrzymywał regularnie aktualizowanych treści. Intranet dla firm pozwala organizacjom na informowanie pracowników o wszystkich bieżących wydarzeniach. Dotyczy to nie tylko twardych danych w rodzaju wyników finansowych czy kolejnych inwestycji, ale również spraw związanych z działalnością przedsiębiorstwa w mniej bezpośredni sposób. Pod uwagę brane mogą być np. informacje kadrowe, relacje z wyjazdów integracyjnych czy sukcesy lokalnych drużyn sportowych.
Łatwy dostęp do kontaktów i dokumentów
Do bardzo istotnych funkcjonalności należy także książka adresowa, przydatna zwłaszcza w przedsiębiorstwach mocno rozproszonych. Użyteczność tego narzędzia zależy przede wszystkim od sposobu, w jaki została zaprojektowana. To natomiast pozostaje nie bez wpływu na częstotliwość wykorzystywania książki adresowej przez pracowników. Optymalnie powinna ona zwierać nie tylko standardowe dane kontaktowe użytkowników, ale również ich dokładne lokalizacje, włącznie z numerem budynku, oddziału, piętra czy pokoju. Intranet dla firm jest w stanie usprawnić komunikację wewnętrzną także dzięki możliwości składania wniosków i deklaracji drogą elektroniczną. Wsparcie obiegu dokumentów znacząco przyczynia się do skrócenia procesu decyzyjnego. Pomocna jest także możliwość korzystania ze wspólnego dla wszystkich współpracowników kalendarza, pozwalającego np. na oznaczanie absencji.
